MAPA DA TRILHA
Do projeto aprovado à entrega
PLANO APROVADO → EQUIPE → RESPONSABILIDADES → CONTRATAÇÕES → CRONOGRAMA → EXECUÇÃO → COMUNICAÇÃO → REGISTROS → CONTROLE → ENTREGA
Releia o projeto aprovado
Antes de executar, revise proposta, orçamento, cronograma, metas, contrapartidas, acessibilidade e obrigações. A referência da execução é aquilo que foi aprovado.
Organize a equipe
Defina quem responde por produção, administração, comunicação, atividades artísticas, técnica, acessibilidade e demais frentes necessárias.
Distribua responsabilidades
Cada tarefa precisa ter responsável e prazo. Evite atividades importantes sem alguém claramente encarregado de acompanhá-las.
Planeje contratações
Organize profissionais, fornecedores, espaços, equipamentos e serviços com antecedência, respeitando as regras específicas do edital ou instrumento de fomento.
Atualize o cronograma de trabalho
Transforme o cronograma geral em uma rotina operacional: o que acontece esta semana, quem fará e o que precisa estar pronto antes.
Controle o orçamento durante a execução
Registre compromissos, pagamentos e saldos. Compare constantemente o previsto com o realizado para identificar desvios antes que se tornem problemas.
Cuide da comunicação
Organize divulgação, identidade, créditos obrigatórios, informações ao público e registros das ações. Confira as exigências de aplicação de marcas previstas no projeto ou edital.
Execute acessibilidade e democratização
As medidas previstas precisam acontecer de verdade. Organize recursos, profissionais, comunicação acessível e estratégias de acesso do público.
Registre tudo
Guarde fotos, vídeos, listas, materiais de divulgação, contratos, comprovantes e demais evidências. Registrar durante a execução é mais seguro do que tentar reconstruir tudo depois.
Acompanhe metas e público
Não espere o final para descobrir se as metas foram cumpridas. Acompanhe quantidade de atividades, participantes, entregas e demais indicadores definidos.
Gerencie mudanças
Imprevistos acontecem. Antes de alterar algo relevante, confira as regras do instrumento e verifique se é necessária autorização ou comunicação ao órgão responsável.
Prepare o encerramento desde cedo
Organize os registros e documentos continuamente. Isso facilita relatórios, comprovação das entregas e a etapa posterior de prestação de contas.
ROTINA DE GESTÃO
O que acompanhar durante todo o projeto?
Atividades realizadas • prazos • equipe • contratos • pagamentos • saldo do orçamento • público • metas • comunicação • acessibilidade • registros • alterações autorizadas.
Uma boa gestão não é apenas resolver problemas. É acompanhar o projeto com frequência para perceber os problemas antes que eles comprometam a entrega.
CHECKLIST FINAL
Antes de considerar a execução encerrada
Confira se as ações previstas foram realizadas, se metas e contrapartidas foram cumpridas, se pagamentos e documentos estão organizados, se os registros comprovam as atividades e se existe alguma obrigação pendente antes da prestação de contas.
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