MAPA DA TRILHA
Organize enquanto realiza
REGRAS → DOCUMENTOS → PAGAMENTOS → REGISTROS → METAS → EVIDÊNCIAS → RELATÓRIO → CONFERÊNCIA → ENVIO → ARQUIVO
ATENÇÃO
Cada edital pode ter regras diferentes
Antes de preparar a prestação de contas, confira o edital, termo, manual, legislação aplicável e orientações do órgão responsável. Esta trilha ensina organização; ela não substitui as regras específicas do seu projeto.
Leia as regras antes de executar
Identifique desde o início quais entregas, documentos, relatórios e formas de comprovação serão exigidos. Anote também prazos e canais de envio.
Crie uma pasta do projeto
Separe contrato ou termo, projeto aprovado, orçamento, cronograma, comunicações oficiais, documentos financeiros, registros das atividades e relatórios.
Organize pagamentos e documentos
Mantenha os documentos relacionados aos gastos identificados e vinculados às ações correspondentes. Registre o que foi pago, quando e a que item do projeto se refere.
Guarde evidências da execução
Fotos, vídeos, listas de presença, peças de divulgação, publicações, materiais produzidos e outros registros podem demonstrar que as atividades aconteceram.
Acompanhe metas e entregas
Compare o realizado com o aprovado. Registre quantidade de atividades, público alcançado, produtos entregues e demais indicadores previstos.
Registre alterações
Se o projeto precisou mudar, guarde solicitações, autorizações e comunicações oficiais relacionadas à alteração. Não dependa apenas de conversas informais.
Organize por ação ou etapa
Uma estrutura simples ajuda: Ação 01 → documentos → registros → despesas → resultado. Repita para cada etapa do projeto.
Prepare o relatório
Explique o que estava previsto, o que foi realizado, quando, onde, para qual público e quais resultados foram alcançados, anexando as evidências exigidas.
Confira coerência
Projeto, cronograma, orçamento, execução e relatório precisam contar a mesma história. Divergências devem ser explicadas e, quando necessário, respaldadas por autorização.
Revise antes do envio
Confira campos obrigatórios, anexos, assinaturas, formato dos arquivos, legibilidade, prazos e o canal correto para apresentação da prestação de contas.
Guarde o comprovante
Após o envio, preserve protocolo, recibo ou confirmação, além de uma cópia completa de tudo que foi apresentado.
Acompanhe a análise
A prestação de contas não termina no envio. Acompanhe eventuais diligências, solicitações de complementação e a decisão final do órgão responsável.
PASTA DE COMPROVAÇÃO
Uma organização simples
01 — Instrumento e projeto aprovado
02 — Cronograma e orçamento
03 — Equipe e contratações
04 — Documentos financeiros
05 — Comunicação e divulgação
06 — Fotos, vídeos e listas
07 — Metas e resultados
08 — Alterações e autorizações
09 — Relatório final
10 — Protocolo e comunicações posteriores
CHECKLIST FINAL
Antes de enviar
Confira se todas as entregas foram demonstradas, se os registros estão organizados, se os documentos exigidos estão completos, se as alterações foram justificadas, se o relatório corresponde ao projeto realizado e se você está dentro do prazo.
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